הודעת פרטיות

האתר הזה

• באתר הזה אין טפסים, אין אנליטיקה ואין מעקב.
• האתר שומר עוגייה אחת, NEXT_LOCALE, שזוכרת את השפה שבחרתם. היא משמשת רק לזכירת הבחירה, ולא למעקב.
• הגופנים נטענים מהאתר עצמו, כך שהדפדפן שלכם לא פונה לספק גופנים חיצוני.
• האתר מתארח ב-Firebase App Hosting של Google Cloud, באזור europe-west4 בהולנד. Google Cloud שומרת יומני בקשות, הכוללים כתובות IP, למשך 30 יום.
• דואר שנשלח לכתובות @imladris.co.il עובר דרך ImprovMX, שירות העברת דואר מארצות הברית, ומגיע לתיבת דואר של Google (Gmail).
• לבקשות בנושא פרטיות כתבו אל legal@imladris.co.il.

מדיניות הפרטיות של אפליקציית קוגנרה מופיעה בהמשך.

---

הודעת פרטיות — מערכת Cognera

מסמך זה מסביר כיצד מערכת Cognera אוספת, משתמשת, שומרת ומשתפת מידע אישי וקליני במסגרת שימוש במערכת להערכה פסיכו-חינוכית קלינית. ההודעה מיועדת למטופלים, להורים או לאפוטרופוסים חוקיים, וכן לאנשי המקצוע המשתמשים במערכת. יש לקרוא מסמך זה יחד עם טופס ההסכמה, נהלי הארגון המטפל והוראות הדין החל.

מי אנחנו

Cognera היא מערכת דיגיטלית להערכה פסיכו-חינוכית קלינית, המיועדת לאנשי מקצוע מורשים בישראל. המערכת מסייעת בניהול תיקי מטופלים, תיעוד פגישות, שמירת מסמכים, ניהול מבחנים קליניים ופסיכו-חינוכיים, ותמיכה בניתוח קליני באמצעות כלי AI. הארגון המטפל או בעל הרישיון המשתמש במערכת הוא בדרך כלל הגורם הקובע את מטרות העיבוד ואת האמצעים העיקריים לעיבוד המידע, ולכן הוא ייחשב לרוב ל"בעל מאגר" או ל"מחזיק" בהתאם להקשר המשפטי הרלוונטי.

אילו מידע אנו אוספים

בהתאם לאופן השימוש במערכת, ייתכן שנאסוף ונעבד את סוגי המידע הבאים:

1. פרטים אישיים מזהים

• שם פרטי ושם משפחה
• מספר תעודת זהות או מזהה מטופל
• תאריך לידה
• פרטי קשר כגון טלפון, כתובת ודוא"ל, אם הוזנו
• פרטי הורה, אפוטרופוס או איש קשר לשעת חירום, לפי הצורך

2. מידע קליני ורגיש

• הערות קליניות
• תיעוד פגישות
• רקע התפתחותי, משפחתי וחינוכי
• תצפיות התנהגותיות
• מסקנות, התרשמויות וטיוטות קליניות

3. נתוני הערכות ומבחנים

• תגובות למבחנים
• ציונים גולמיים ומדדים נגזרים
• הערכות מסוגים שונים, לרבות מבחנים פסיכו-חינוכיים וכלים השלכתיים כגון WJ, TAT ו-CAT
• מסמכים, קבצים או טבלאות שהועלו לצורך הערכה

4. הקלטות שמע ותמלולים

• הקלטות קוליות של פגישות, אם נמסרו או הופעלו בהתאם להסכמה
• תמלולים של הקלטות
• מטא-דאטה בסיסי לגבי מועד ההקלטה או הקובץ

5. פרטי משתמש של אנשי מקצוע

• שם, כתובת דוא"ל, תפקיד מקצועי ומספר רישיון
• העדפות שפה ושימוש במערכת
• נתוני אבטחה ותיעוד גישה

6. ראיות לחתימה על טופס הסכמה

כאשר טופס הסכמה נחתם באמצעות קישור חתימה ציבורי, אנו מתעדים ראיות תומכות לצורך הוכחת האותנטיות והשלמות של החתימה: שם החותם/ת והצהרת הקשר שלו/ה למטופל, מועד החתימה, כתובת ה-IP שממנה נשלחה החתימה (כפי שדווחה בבקשה), פרטי המכשיר/הדפדפן (user-agent), מזהה מושב חתימה, זהות איש המקצוע שביקש את ההסכמה, גרסת ההסכמה, וכן גיבובים קריפטוגרפיים (SHA-256) של תמונת החתימה ושל גרסת ההסכמה. ראיות אלה נשמרות עם רשומת ההסכמה החתומה וגלויות רק לאנשי מקצוע מורשים.

מהן מטרות העיבוד

אנו מעבדים מידע אישי וקליני לצרכים הבאים:

1. ניהול הרשומה הקלינית או הרפואית — יצירה, שמירה, עדכון ואחזור של תיק מטופל והמסמכים הנלווים לו.
2. ביצוע הערכה פסיכו-חינוכית — תיעוד פגישות, מבחנים, תצפיות, מסקנות ותהליכי עבודה מקצועיים.
3. ניהול הסכמה — תיעוד סטטוס הסכמה, חתימה, שליחה ואפשרות לנעילת רשומה כאשר ההסכמה אינה קיימת או בוטלה.
4. תמיכה קלינית באמצעות AI — הפקת סיכומים, ניתוחי עזר ותובנות ניסוחיות לצורך סיוע לאיש המקצוע. השימוש בכלי AI אינו מחליף שיקול דעת מקצועי.
5. אבטחת מידע, בקרת גישה ותיעוד פעילות — מניעת שימוש לא מורשה, ניטור אירועים והגנה על שלמות המידע.
6. ניהול חשבון ושירות — אימות משתמשים, תקשורת תפעולית, ושמירה על תקינות השירות.

על איזה בסיס אנו מעבדים את המידע

עיבוד המידע נעשה, לפי העניין, על בסיס אחד או יותר מהבאים:

• הסכמה של המטופל או של האפוטרופוס החוקי, כאשר ההסכמה נדרשת לצורך עיבוד קליני מסוים או שימוש בכלי AI.
• חובה משפטית החלה על הארגון או על איש המקצוע, לרבות חובות תיעוד ושמירת רשומה.
• התקשרות חוזית או צורך בהפעלת השירות מול איש המקצוע המשתמש במערכת.

כאשר ההסכמה היא הבסיס לעיבוד, ניתן לחזור ממנה בכל עת, בכפוף להוראות הדין ולהמשך שמירה של מידע מקום שבו קיימת חובה חוקית לעשות כן.

במקרים שבהם המשתמש או המטופל מצוי במדינות האיחוד האירופי, עשוי לחול גם תקנון ה-GDPR בנוסף לדין הישראלי.

שיתוף מידע ומעבדי מידע

איננו מוכרים מידע אישי. המידע עשוי להיות נגיש רק לגורמים הנדרשים לצורך מתן השירות או ביצוע הטיפול, ובכלל זה:

• איש המקצוע המטפל והגורמים המורשים בארגון המטפל
• Google Firebase לצורכי אימות משתמשים, אחסון נתונים, מסמכים ותשתיות מערכת
• Google Gemini לצורכי ניתוח מבוסס AI, ורק במסגרת שבה מוגדר שימוש כזה
• סוכן Cloud Run של Imladris Systems בתל אביב, לצורך בדיקת רישיון וחישוב ציוני Woodcock-Johnson. הוא שולח את מספר הרישיון למרשם משרד הבריאות, ואת תאריך הלידה, תאריך המבחן והציונים הגולמיים לכלי החישוב של משרד החינוך.
• Google reCAPTCHA Enterprise לאימות שהבקשה מגיעה מדפדפן אמיתי בעת ההתחברות. הוא מקבל את כתובת ה-IP בעת ההתחברות.
• שירות Gmail SMTP של Google לשליחת הודעות הדוא"ל של המערכת, כגון קודי אימות והודעות.
• ImprovMX, ארצות הברית להעברת הודעות שנשלחות לכתובות @imladris.co.il אל תיבת Gmail של המפעיל.

Google Firebase ו-Gemini פועלים כמעבדי מידע או כתתי-מעבדים מטעם הארגון המשתמש במערכת. לפני שטקסט נשלח ל-Gemini, מזהים ישירים של המטופל (שם, מספר זהות, פרטי התקשרות ובית ספר) מוחלפים בפלייסהולדרים, ותאריך הלידה מוחלף בגיל. מעבר שני מסיר ממלל חופשי מספרי זהות ישראליים, מספרי טלפון וכתובות דוא"ל. סינון זה אוטומטי ומבוסס כללים, ולכן אינו מושלם. הקלטות קוליות, מסמכים שהועלו, ציורים ותמונות, ודוגמאות כתיבה של המטפל נשלחים ל-Gemini כמות שהם, ועשויים להכיל פרטים מזהים.

נתוני מטופלים, נתוני חשבון, קבצים שהועלו, מפתחות הצפנה ויומנים מאוחסנים בתל אביב, ישראל. Firebase Authentication שומר גם פרטי התחברות, כגון כתובת הדוא"ל, גיבוב הסיסמה ומספר הטלפון לאימות דו-שלבי, בארצות הברית. שרת האינטרנט בהולנד אינו שומר מידע, מסד הנתונים להגבלת בקשות בבלגיה מחזיק כתובות IP ומזהי משתמשים בלבד.

המידע עשוי להיות מועבר גם אם נדרש לפי דין, צו שיפוטי, חובת דיווח, או לצורך הגנה על זכויות משפטיות.

אבטחת מידע

Cognera מיועדת לפעול בסביבה המחייבת רמת הגנה גבוהה על מידע רגיש. אמצעי ההגנה כוללים, בין היתר:

• הצפנה בדפדפן (AES-256-GCM) לפרטי המטופל ולרשומות הקליניות, לפני השמירה. קבצים שהועלו והקלטות קוליות אינם מוצפנים בדפדפן; הם מוגנים בהצפנה הסטנדרטית של Google Cloud במנוחה.
• פענוח בשרת: כאשר משתמשים בתכונות AI, הדפדפן שולח את הרשומות המפוענחות לשרת השירות. כאשר מייצאים נתונים, הדפדפן שולח את מפתח ההצפנה שלכם; השרת שומר אותו מוצפן בזמן הייצוא, משתמש בו לפענוח הרשומות, ואחר כך מוחק אותו. השרת שומר גם עותק שחזור של המפתח, המוגן ב-Google Cloud KMS, ומשחרר אותו כדי לשחזר את הגישה אחרי איפוס סיסמה, וכאשר האפליקציה נפתחת בכרטיסייה חדשה או אחרי הפעלה מחדש של הדפדפן. לכן השירות מסוגל מבחינה טכנית לפענח מידע על מטופלים.
• הצפנה בתעבורה
• בקרת גישה מבוססת הרשאות
• הגבלת גישה לאיש המקצוע המטפל או למשתמשים מורשים בלבד
• מנגנוני נעילה על רשומת מטופל כאשר אין הסכמה תקפה
• תיעוד אירועי אבטחה ופעולות מערכת

למרות המאמצים, אין מערכת מאובטחת באופן מוחלט. במקרה של אירוע אבטחת מידע, הארגון המפעיל את המערכת יפעל בהתאם לחובותיו לפי דין ולנהלי הארגון.

עוגיות ואחסון מקומי

אנו משתמשים רק בעוגיות הכרחיות לצורך אימות זהות ושמירת ההתחברות. איננו משתמשים בעוגיות פרסום, מעקב או אנליטיקס.

שמירת מידע

המידע יישמר כל עוד הדבר נדרש לצורך מתן השירות, ניהול הרשומה הקלינית, עמידה בחובות דין, טיפול בבקשות משפטיות או הגנה על זכויות. רשומות טיפול או הערכה נשמרות כל עוד המטפל/ת שומר/ת אותן בשירות. רשומת מטופל שהמטפל/ת מחק/ה ניתנת לשחזור במשך 30 יום, ולאחר מכן נמחקת לצמיתות. כאשר מטפל/ת משבית/ה את חשבונו/ה, רשומות המטופלים נשמרות 7 שנים ולאחר מכן נמחקות לצמיתות; אם החשבון מופעל מחדש בתוך תקופה זו, הרשומות משוחזרות.

כאשר נדרשת מחיקה, היא תתבצע בכפוף לחובות שמירה חוקיות, לאילוצים טכניים סבירים, ולנהלי מחיקה מאובטחת.

זכויות הנבדק

בכפוף לדין החל, עומדות לנבדק או למי שפועל מטעמו הזכויות הבאות:

הזכות לעיון ולתיקון

בהתאם לסעיפים 13–14 לחוק הגנת הפרטיות, ניתן לבקש לעיין במידע אישי המוחזק אודותיך ולבקש תיקון של מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן.

הזכות למחיקה

בהתאם לסעיף 14 לחוק, ניתן לבקש מחיקה של מידע בנסיבות המתאימות לכך. הזכות למחיקה אינה מוחלטת, וייתכן שהארגון יהיה חייב להמשיך לשמור מידע מסוים עקב חובה חוקית, צורך קליני, הגנה משפטית או חובה רגולטורית.

הזכות להגבלת עיבוד

ניתן לבקש להגביל עיבוד מסוים של מידע, למשל כאשר מבוקש להפסיק שימוש עתידי במידע אך לשמור את הרשומה לצורכי חובה חוקית או לצורך בירור מחלוקת.

הזכות להתנגד

יש לך זכות להתנגד לעיבוד המידע האישי שלך, בפרט כאשר עיבוד זה מבוסס על אינטרס לגיטימי. ניתן להגיש התנגדות לאיש המקצוע המטפל או לגורם פרטיות הארגון.

הזכות לקבל עותק של הנתונים

ניתן לבקש עותק של הנתונים האישיים הרלוונטיים, בכפוף לזהות המבקש, להוראות הדין, לחובות סודיות מקצועית ולזכויות צדדים שלישיים.

הזכות לחזור מהסכמה

כאשר העיבוד מבוסס על הסכמה, ניתן לחזור מהסכמה בכל עת. חזרה מהסכמה לא תפגע בחוקיות העיבוד שבוצע לפני מועד החזרה, אך היא עשויה להביא לנעילת הרשומה לצורך מניעת עיבוד נוסף.

כיצד ניתן לממש זכויות

כדי לממש זכות, יש לפנות תחילה לאיש המקצוע המטפל או לארגון שבאמצעותו ניתן השירות. ייתכן שנבקש פרטים נוספים לצורך אימות זהות והגנה על סודיות המידע. בקשות יטופלו בתוך זמן סביר ובהתאם לדין החל.

יצירת קשר

איש קשר לענייני פרטיות: legal@imladris.co.il

אם אתה סבור שעיבוד המידע שלך נעשה בניגוד לדין, יש לך זכות להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות בכתובת https://www.gov.il/he/departments/the_privacy_protection_authority

שינויים בהודעה זו

הודעת פרטיות זו עשויה להתעדכן מעת לעת בעקבות שינויים במערכת, בדין, בתהליכי העבודה או בספקי המשנה. במקרה של שינוי מהותי, תפורסם גרסה מעודכנת במיקום הרלוונטי.

תאריך עדכון: 31.10.2026